Compte rendu réunion bureau du 22 avril 2022

  Présent: Daniel, Willy, Eric, Bernard, Maryse et Paul

Excusés: Christine et Gilles

• Rando des Olivers :

 

Organisation de l’accueil à la Maison de PAYS :

• Accueil des arrivants
• Ravito départ : café + gâteaux + pâtes de fruits +fruits….
• Affichages panneaux des différents parcours + dénivelés pour toutes les activités proposées (marche, cyclo, Gravel). Possibilité pour les participants de prendre en photo leur parcours.
• 1 Table accueil par activités pour les préparatifs d’inscription (documents d’inscription, parcours…)
• 1 Table pour vérification de l’inscription, enregistrement + caisse + bracelet couleur pour identification sur ravito et à l’arrivée.

 

Document d’inscription/info nécessaire :

Identité, âge, sexe, ville, nom du club, N° licence

Document enregistrement (servira pour déterminer nombre de participant et pour les lots) : Nom /prénom/sexe / âge/ club/ville pour saisie informatique.

 

Bénévoles du matin :

L’ensemble du bureau, plus :

Au moins 8 personnes inscriptions + caisse

4 personnes pour accueil et renseignements aux arrivants

4/5 personnes ravito accueil

1 personne dédiée à la gestion des cafetières

 

Penser à :

• Crayons pour table inscriptions (MARYSE)
• Liens couleurs (+ CISEAUX)
• Monnaie
• 4 à 5 cafetières + 2 bouilloires+ rallonges+ multiprises (membres du bureau)
• Couteaux
• Eponge
• Torchons /essuie tout
• Gobelets café
• Liens couleur /ciseaux

 

 

Ravitaillements :

2 ravitaillements REMUZAT et BOUVIERES

• Les tables sont mises à disposition par les mairies (s’en assurer)
• Le ravitaillement GRAVEL ne nécessite pas table ( rocher imposant utilisable)

 

Penser à :

• Glaciaires, couteaux, nappes papier (scotch punaises), torchons
• Table (prêt mairies ou apportées)
• Sièges

• Pique-nique individuel

 

Au moins 4/5 personnes par ravito

 

Organisation place de l’Office de Tourisme

Mise en place barbecue, plancha, barnums, tables buffets

Préparation sandwichs, mise en place du buffet

Grillades => JEAN CLAUDE et WILLY

 

Le buffet proposera : sandwich saucisses /chips/fromage/tarte pommes 

 

Penser à :

• Bouteilles de gaz
• Chaises ou fauteuils
• Frigos
• Ustensiles barbecue

 

Bénévoles :

Au moins 5/6 personnes pour la mise en place

Au moins 4/5 personnes aux SANDWICH/BUFFET

2 personnes aux barbecues

5/6 personnes pour le rangement, débarrassage.

 

Un repas rapide est envisagé à la fin des festivités (pizzas, restes de grillades ……)

 

 

Voiture balai prévu pour sécurité, ravitaillements…

 

• Gestion de la trésorerie en l’absence de ERIC pendant les 3 mois à venir

 

Eric a mis à jour tous les tableaux Excel concernant les acomptes/paiements pour CMABRILS, L’Allemagne, et le textile.

PAUL reprends la trésorerie pour cette période.

 

PROCHAINE REUNION BUREAU LUNDI 30MAI 2021